Положение об обработке персональных данных в ООО «Бигивент»

Положение об обработке персональных данных в ООО «Бигивент»

1. Общие положения

1.1  Термины и определения

Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).

Информационная система персональных данных (ИСПДн) – совокупность, содержащихся в базах данных, персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

Компания – ООО «Бигивент».

Контролируемая зона – это пространство (территория, здание, часть здания), в котором исключено неконтролируемое пребывание сотрудников и посетителей организации, а также транспортных средств.

Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

Распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

Субъект персональных данных – физическое лицо, прямо или косвенно определенное, или определяемое с помощью персональных данных.

Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

1.2  Цели и сфера действия Положения

Положение об обработке персональных данных (далее – Положение) является основополагающим локальным нормативным актом, определяющим позицию Компании в отношении обработки и обеспечения безопасности персональных данных.

Основной целью настоящего Положения является создание основы для соблюдения прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных Компанией.

Действия настоящего Положения распространяется на всех руководителей и сотрудников Компании (временных или постоянных), а также руководителей и сотрудников сторонних организаций, связанных договорными отношениями с Компанией и тем или иным образом участвующих в бизнес-процессах Компании, подразумевающих обработку персональных данных.

1.3  Законодательство Российской Федерации в области обработки и обеспечения безопасности персональных данных

Настоящий документ разработан с учетом положений, следующих нормативных правовых актов Российской Федерации:

1.4  Принципы обработки персональных данных

В основе обработки персональных данных в Компании лежат следующие принципы:

1.5  Основания обработки персональных данных

Обработка персональных данных Компанией осуществляется в следующих случаях:

Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, судимости, а также биометрических персональных данных Компанией не осуществляется. Обработка указанных данных возможна Компанией только на основании согласия субъекта персональных данных в письменной форме.

Персональные данные могут быть получены не от субъекта персональных данных (от третьего лица или из другого источника). При этом, до начала обработки персональных данных, субъекту направляется уведомление об обработке его персональных данных за исключением следующих случаев:

1.6  Обработка персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг

Обработка персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи может осуществляться Компанией только при условии предварительного согласия субъекта персональных данных и прекращается по его требованию.

1.7  Конфиденциальность персональных данных

Компанией не раскрываются третьим лицам и не распространяются персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

1.8  Передача персональных данных третьим лицам

Компания при осуществлении своей деятельности может передавать персональные данные субъектов государственным органам (Федеральной налоговой службе, Федеральной службе судебных приставов, Министерству внутренних дел Российской Федерации, Прокуратуре и др.) в рамках осуществления последними своих полномочий и функций, а также контрагентам Компании (банкам, страховым компаниям, дилерам, коллекторским агентствам и др.) в строгом соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, локальных актов и при надлежащем обеспечении безопасности этих данных.

1.9  Трансграничная передача персональных данных

Компанией может с учетом требований действующего законодательства Российской Федерации осуществляться трансграничная передача персональных данных на территории иностранных государств, являющихся сторонами Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, а также на территории иностранных государств, приведенных в «Перечне иностранных государств, не являющихся сторонами Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных и обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов персональных данных» (утвержден Приказом Роскомнадзора от 15.03.2013 №274).

Трансграничная передача персональных данных на территории иных иностранных государств может осуществляться Компанией с учетом требований действующего законодательства Российской Федерации в случаях:

1.10            Прекращение обработки и уничтожение персональных данных

Обработка персональных данных прекращается или обеспечивается ее прекращение, если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Компании, а собранные персональные данные уничтожаются [1] в сроки, установленные ФЗ №152 «О персональных данных», в следующих случаях, если иное не установлено законодательством Российской Федерации:

1.11            Взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти

Взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти, в том числе с Уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, по вопросам обработки и обеспечения безопасности обрабатываемых Компанией персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.12            Взаимодействие с субъектами персональных данных

Компания способствует реализации законных прав субъектов персональных данных и осуществляет реагирование на запросы и обращения субъектов персональных данных, в том числе предоставление им информации, связанной с обработкой их персональных данных, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

2.     Субъекты персональных данных

Компанией осуществляется как автоматизированная, так и неавтоматизированная обработка персональных данных следующих категорий субъектов персональных данных:

В некоторых случаях Компанией также может осуществляться обработка персональных данных уполномоченных на основании доверенности представителей вышеперечисленных субъектов персональных данных.

Цели, перечень и сроки обработки персональных данных вышеперечисленных категорий субъектов персональных данных приведены в Приложении №1 к настоящему Положению.

3.     Обеспечение безопасности персональных данных

Мероприятия по обеспечению безопасности персональных данных направлены на защиту персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

3.1  Организационная структура обеспечения безопасности персональных данных

Для разработки и проведения мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных в Компании Приказом  директора назначаются структурные подразделения, ответственные за обеспечение безопасности персональных данных.

Разработка и проведение мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных в Компании также может осуществляться на договорной основе сторонними организациями, имеющими соответствующие лицензии.

 4. Мероприятия по обеспечению безопасности персональных данных при их автоматизированной и неавтоматизированной обработке

Мероприятия по обеспечению безопасности персональных данных при их автоматизированной и неавтоматизированной обработке включают в себя:

4.1 Особенности обеспечения безопасности персональных данных при их неавтоматизированной обработке

Особенности обеспечения безопасности персональных данных при их обработке без использования средств автоматизации определяются Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» и отдельными локальными нормативными актами Компании, связанными с неавтоматизированной обработкой персональных данных.

5. Контроль за выполнением требований по обработке и обеспечению безопасности персональных данных

Компания осуществляет контроль за выполнением требований по обработке и обеспечению безопасности персональных данных, установленных действующим законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами Компании.

6. Финансирование мероприятий по организации обработки и обеспечению безопасности персональных данных

Финансирование мероприятий по организации обработки и обеспечению безопасности персональных данных осуществляется за счет средств Компании и предусматривается бюджетом Компании.

7. Ответственность

Ответственность за выполнение требований ФЗ №152 «О персональных данных» в Компании возложена на руководство Компании в лице директора.

Ответственность за организацию обработки и обеспечения безопасности персональных данных в соответствии с требованиями ФЗ№152 «О персональных данных» и настоящего Положения возложена на структурные подразделения, ответственные за обеспечение безопасности персональных данных.

Персональная ответственность за выполнение требований по обработке и обеспечению безопасности персональных данных возложена на руководителей структурных подразделений и сотрудников Компании, осуществляющих обработку персональных данных.

Сотрудники Компании при нарушении установленного порядка обработки и обеспечения безопасности персональных данных несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложение №1
К Положению об обработке персональных данных в ООО «Бигивент»

Цели, перечень и сроки обработки персональных данных различных категорий субъектов в персональных данных

Категория субъектов персональных данных

Перечень обрабатываемых персональных данных

Цели обработки персональных данных

Сроки обработки персональных данных

Соискатели (кандидаты) на вакантные должности в Компании

  • Фамилия, имя, отчество;
  • Дата и место рождения;
  • Реквизиты документа, удостоверяющего личность;
  • Гражданство;
  • Место регистрации и фактического проживания;
  • Место учебы или работы;
  • Прошлая трудовая деятельность, стаж работы;
  • Др. персональные данные, по желанию указываемые в типовой анкете
  • Подбор кадров;
  • Содействие соискателям в трудоустройстве [2]
 

В соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного само управления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558

(далее – Перечень типовых управленческих архивных документов)[3], срок хранения резюме лиц, не принятых на работу, составляет 3 года.

Срок хранения персональных данных кандидатов, указываемых ими в типовой анкете, составляет не более 1 (одного) месяца с даты подписания и регистрации анкеты

Работники, имеющие договорные отношения с Компанией

  • Фамилия, имя, отчество;
  • Паспортные данные;
  • Пол;
  • Гражданство;
  • Должность работника;
  • Места регистрации и фактического проживания;
  • Семейное положение и состав семьи, в том числе данные о вступлении в брак, данные о рождении ребенка;
  • Место учебы или работы;
  • Прошлая трудовая деятельность, стаж работы;
  • Образование, в том числе наименование и адрес учебного заведения, номер и дата выдачи документа об образовании, присвоенная квалификация;
  • Фото;
  • Сведения о социальных льготах;
  • Данные государственного пенсионного страхования;
  • Страховой номер индивидуального лицевого счета;
  • Данные обязательного медицинского страхования;
  • ИНН;
  • Сведения о воинском учете;
  • Общие сведения о профессиональной пригодности по состоянию здоровья, необходимые для выполнения трудового договора и требований законодательства;
  • Сведения о заработной плате и иных выплатах и удержаниях, получаемых и производимых в процессе трудовой деятельности, номера банковских карт;
  • Данные водительского удостоверения (для работников – водителей)
  • Обеспечение соблюдения требований законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации;
  • Обучение и продвижение по службе;
  • Контроль количества и качества выполняемой работы;
  • Обеспечение личной безопасности работников;
  • Обеспечение сохранности имущества [4]

 

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов срок хранения личных дел работников составляет 75 лет

Родственники работников, имеющих договорные отношения с Компанией

  • Фамилия, имя, отчество;
  • Дата и место рождения;
  • Реквизиты документа, удостоверяющего личность;
  • Адрес регистрации

 

Обеспечение соблюдения требований законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов срок хранения личных дел работников составляет 75 лет

Контрагенты – физические лица

  • Паспортные данные;
  • ИНН;
  • Страховой номер индивидуального лицевого счета

Привлечение физических лиц для выполнения работ/оказания услуг на основании гражданско-правового договора

В соответствии с п.4 статьи 7 Федерального закона от 07.08.2001№115-ФЗ «О противодействии и легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» срок обработки персональных данных контрагентов-физических лиц и работников контрагентов по гражданско-правовым договора, заключенным с Компанией, составляет не менее 6 лет с момента расторжения договора с контрагентом

Работники контрагентов по гражданско-правовым договорам, заключенным с Компанией

  • Фамилия, имя, отчество;
  • Должность и подразделение;
  • Адрес корпоративной электронной почты;
  • Номер корпоративного телефона
  • Реквизиты документа, удостоверяющего личность;

 

 

Предоставление доступа в информационные системы Компании (при возникновении такой необходимости)

Посетители объектов контролируемой зоны Компании

  • Фамилия, имя, отчество;
  • Пол;
  • Дата и место рождения;
  • Реквизиты документа, удостоверяющего личность;

 

  • Осуществление пропускного режима на объектах контролируемой зоны Компании;
  • Обеспечение личной безопасности работников;
  • Обеспечение сохранности имущества

Срок хранения персональных данных посетителей составляет 6 месяцев, если иной срок не указан в согласии на обработку персональных данных (но не более 3 лет в соответствии со статьей 196 Гражданского Кодекса Российской Федерации)

Уполномоченные на основании доверенности представители вышеперечисленных субъектов

  • Фамилия, имя, отчество;
  • Реквизиты документа, удостоверяющего личность;
  • Адрес места жительства;
  • Реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия представителя

Варьируются в зависимости категории субъекта

В соответствии с п.4 статьи 7 Федерального закона от 07.08.2001№115-ФЗ «О противодействии и легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» срок обработки персональных данных уполномоченных на основании доверенности представителей, составляет не менее 5 лет с момента расторжения договора (в случае подписания уполномоченными на основании доверенности представителями документов (актов, договоров и пр.))

 Приложение №2
К положению об обработке персональных данных в ООО «Бигивент»

Выписка из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения

Примечание

                                             8. Кадровое обеспечение

                    8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

656

Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учёту кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

 

 

а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания

Постоянно

 

б) работников

75 лет

 

657

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел

75 лет

 

658

Личные карточки работников (в том числе временных работников)

75 лет

 

661

Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел

5 лет

 

663

Документы (анкеты (резюме), автобиографии, листки по учёту кадров, заявления,

3 года

 

            Номер статьи                             

 Вид документа  

Срок хранения

Примечание

                                        8. Кадровое обеспечение

               8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

 

рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу

 

 

663

Документы (анкеты (резюме), автобиографии, листки по учёту кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу

3 года

 

664

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования

Не востребованные – 75 лет

665

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

5 лет

 

666

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

 

 

668

Командировочные удостоверения

5лет (1)

(1)   После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет                         

 

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения

Примечание

                                             8. Кадровое обеспечение

               8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

695

Книги, журналы, карточки учёта:

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников;

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений;

в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним;

г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;

е) лиц, подлежащих воинскому учёту;

ж) отпусков;

з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован;

и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации;

к) выдачи командировочных удостоверений;

л) выдачи общегражданских и заграничных паспортов

 

 

75 лет

 

 

75 лет

 

 

 

75 лет

 

 

5 лет

 

5 лет

 

 

3 года (1)

 

3 года

5 лет (2)

 

 

 

 

 

75 лет

 

 

 

 

 

 

 

 

5        лет

 

 

5 лет

 

 

(1)   После увольнения

(2)   В зарубежные

 

 

 

 

Командировки – 10 лет

           

[1] Уничтожение персональных данных проводится в порядке, установленном отдельными локальными нормативными актами Компании.

[2] Часть 1 статьи 86 Трудового Кодекса Российской Федерации

[3] Выписка из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558 представлена в Приложении 2 к настоящему документу

[4] Часть 1 статьи 86 Трудового Кодекса Российской Федерации

 

Live escape game